ระเบียบกรมเจ้าท่าว่าด้วยการจัดเก็บหนังสือราชการ พ.ศ. 2565

ด้วยกรมเจ้าท่าต้องดำเนินการจัดเก็บหนังสือราชการให้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม รวมถึงการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้เป็น เครื่องมือรองรับการปฏิบัติงานที่ต้องสอดคล้องกับพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 และที่แก้ไขเพิ่มเติม เพื่อให้ระบบการจัดเก็บหนังสือราชการทั้งในรูปแบบเอกสารและรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับการบริหารราชการแนวใหม่ Thailand 4.0 ที่มุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ความคุ้มค่า และลดขั้นตอนการปฏิบัติงานประกอบกับเพื่อดำเนินการให้เป็นไปตามพันธกรณีอนุสัญญา และข้อกำหนดขององค์การทางทะเลระหว่างประเทศ (IMO Instruments Implementation Code (III CODE) PART 1 – COMMON AREAS , Records)
    อาศัยอำนาจตามความในมาตรา 32 วรรคสอง แห่งพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. 2534 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน (ฉบับที่ 5) พ.ศ. 2545 อธิบดีกรมเจ้าท่าจึงออกระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้
    ข้อ 1 ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบกรมเจ้าท่าว่าด้วยการจัดเก็บหนังสือราชการ พ.ศ. 2565”
    ข้อ 2 ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับเมื่อครบกำหนดสามสิบวันนับถัดจากวันที่ลงนามในระเบียบนี้เป็นต้นไป
    ข้อ 3 บรรดาระเบียบ ข้อบังคับ และคำสั่งอื่นใดที่ได้กำหนดไว้แล้วในระเบียบนี้ หรือซึ่งขัด    หรือแย้งกับระเบียบ ให้ใช้ระเบียบนี้แทน
    ข้อ 4 การยกเว้นปฏิบัติตามระเบียบนี้ให้เจ้าหน้าที่ทำบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร เสนอตามลำดับชั้นถึงอธิบดีกรมเจ้าท่าหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเพื่อพิจารณาอนุมัติ ก่อนดำเนินการ
    ข้อ 5 ในระเบียบนี้
    “งานสารบรรณ” หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเพิ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย
    “หนังสือราชการ” หมายความว่า เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการตามระเบียบสำนัก     นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม
    “อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้าคลื่นแม่เหล็กไฟฟ้าหรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่างๆ เช่นว่านั้น

    “หนังสืออิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า หนังสือราชการที่จัดทำและได้รับ ส่งหรือเก็บรักษาด้วย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามี่อธิบดีกรมเจ้าท่าประกาศกำหนดด้วย
    “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูล ข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงการรับส่งโดยใช้ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์   ของส่วนราชการหรือที่ส่วนราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามที่  อธิบดีกรมเจ้าท่าประกาศกำหนดด้วย
    “เจ้าของเรื่อง” หมายความว่า สำนัก กอง ศูนย์ กลุ่ม ส่วน หรือฝ่าย ที่เป็นผู้จัดทำและผู้รับหนังสือราชการที่มีเลขประจำตัวสของหน่วยงาน
    “หน่วยเก็บ” หมายความว่า หน่วยงานที่ได้รับมอบหมายจาก สำนัก กอง หรือหน่วยงานเทียบเท่าระดับกองรวมทั้งศูนย์ฝึกพาณิชย์นาวี กลุ่มตรวจสอบภายใน กลุ่มพัฒนาระบบบริหาร ให้ทำหน้าที่จัดเก็บหรือสำนักงานเลขานุการกรม แล้วแต่กรณี
    “เจ้าหน้าที่” หมายความว่า ข้าราชการ พนักงานราชการ และเจ้าหน้าที่อื่นๆ ของกรมเจ้าท่า
    ข้อ 6 ให้อธิบดีกรมเจ้าท่ารักษาการตามระเบียบนี้ และให้มีอำนาจตีความและวินิจฉัยปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้
    ข้อ 7 ให้สำนักงานเลขานุการกรม จัดทำคู่มือและคำอธิบาย และจัดให้มีการดำเนินการฝึกอบรมเกี่ยวกับงานสารบรรณ และให้ตรวจสอบและรวบรวมปัญหาการปฏิบัติตามระเบียบนี้เพื่อเสนออธิบดีกรมเจ้าท่าพิจารณาสั่งการให้มีการแก้ไขเพิ่มเติมระเบียบนี้
    ข้อ 8 นโยบายการเก็บรักษาหนังสือราชการ
    หนังสือราชการเป็นทรัพย์สินของกรมเจ้าท่าภายใต้บังคับการกฎหมาย ระเบียบที่เกี่ยวข้องโดยจะต้องไม่ถูกทำให้เสียหาย ทำลาย หรือนำออก เว้นแต่จะเป็นไปตามที่กฎหมาย ระเบียบ กำหนดไว้
    หนังสือราชการให้จัดเก็บเข้าคลังเก็บหนังสือราชการกรมเจ้าท่า หรือกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร หรือทำลายตามข้อกำหนด หลังจากพ้นระยะเวลาการเก็บรักษาที่ได้กำหนดไว้
    การเก็บรักษาหนังสือราชการอาจทำตามแนวทางคำแนะนำหรือมาตรฐานองค์กรวิชาชีพอื่นๆ เท่าที่ไม่ขัดหรือแย้งกับระเบียบของทางราชการ อย่างไรก็ตาม หนังสือราชการจะถูกเก็บไว้ตามที่ระบุไว้ในระเบียบนี้นอกจากนี้ หนังสือราชการจะถูกรักษาไว้ตามบทบัญญัติของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
    การรักษาหนังสือราชการ ให้เจ้าหน้าที่มีหน้าที่ในการแยกแยะและระมัดระวังในการเก็บรักษาหนังสือราชการให้อยู่ในสภาพใช้งานได้ทุกโอกาสตามหลักเกณฑ์และแนวทางที่กำหนดไว้ตามระเบียบนี้
    ข้อ 9 ความรับผิดชอบ
    ให้สำนักงานเลขานุการกรมมีหน้าที่จัดทำและดูแลรักษาขั้นตอนการปฏิบัติงาน (SOP) ที่เหมาะสมเกี่ยวกับหนังสือราชการ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และแนวทางที่สำคัญ รวมถึงระยะเวลาเก็บรักษาหนังสือราชการของกรมเจ้าท่าทั้งหมด และปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันหากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ตามความเหมาะสมนอกเหนือจากที่ระเบียบนี้กำหนด และนำเสนออธิบดีกรมเจ้าท่าอนุมัติ
    ฝ่ายบริหารงานทั่วไป สำนักงานเลาขานุการกรม มีหน้าที่ในการแนะนำขั้นตอนการปฏิบัติงานโดยทั่วไป และช่วยเหลือทุกหน่วยงานของกรมเจ้าท่าในการให้คำแนะนำตามความจำเป็นและเมื่อหน่วยงานร้องขอ

    เจ้าหน้าที่ทุกคนมีหน้าที่ในการจัดทำหนังสือราชการที่จำเป็นในการดำเนินงานของกรมเจ้าท่าและบันทึกการดำเนินการเป็นลายลักษณ์อักษรในฐานะเจ้าหน้าที่ของรัฐ เจ้าหน้าที่ทุกคนมีหน้าที่ในการจัดการหนังสือราชการของภาครัฐทั้งหมด รวมถึงไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ตนรับผิดชอบ
    เจ้าหน้าที่ทุกคนมีหน้าที่ในการดูแลรักษาหนังสือราชการเพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลได้เมื่อจำเป็นมีระบบในการจัดเก็บอย่างเหมาะสมในลักษณะที่ช่วยให้สามารถจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อจำเป็น โดยเฉพาะการตั้งค่าไดเร็กทอรีและไฟล์ที่ดีและการจัดแฟ้มหนังสือราชการอย่างเหมาะสมให้สืบค้นได้โดยง่าย
    เจ้าหน้าที่ทุกคนมีหน้าที่ในการทำลายหนังสือราชการที่อยู่ภายใต้การควบคุมของตนตามระเบียบและขั้นตอนการปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือราชการของกรมเจ้าท่า เจ้าหน้าที่ทุกคนควรได้รับรู้ถึงระเบียบและขั้นตอนการปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือราชการของกรมเจ้าท่า และหนังสือราชการที่ตนเป็นผู้รับผิดขอบในการเก็บรักษา
    ข้อ 10 การรับและการส่งหนังสือราชการ
    การรับและการส่งหนังสือราชการให้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม และขั้นตอนการปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือราชการของกรมเจ้าท่า
    ข้อ 11 การเก็บรักษาหนังสือราชการ
    หนังสือราชการกรมเจ้าท่าสามารถเก็บไว้ในรูปแบบที่เป็นเอกสาร หรือเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
    ให้ผู้อำนวยการสำนัก กอง หรือหน่วยงานเทียบเท่าระดับกอง มีหน้าที่ตรวจสอบและกำหนดบริเวณที่จัดเก็บหนังสือราชการ สำหรับหนังสือราชการที่เป็นเอกสารและหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงาน และ จัดให้มีการรักษาความปลอดภัยมิให้ได้รับความเสียหายใด ๆ เช่น ความเสียหายที่เกิดจากไฟไหม้ น้ำ เชื้อรา  หรือสัตว์รบกวน
    กลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ สำนักแผนงาน มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแล รักษา ข้อมูลและหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในระบบของกรมเจ้าท่า และจัดให้มีการรักษาความปลอดภัยและมีกระบวนการสำรองข้อมูลและการกู้คืนจากความเสียหายอย่างสม่ำเสมอ
    สถานที่และการเคลื่อนย้ายหนังสือราชการที่เป็นเอกสาร ต้องได้รับการติดตามได้ เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถระบุตำแหน่งของหนังสือราชการได้อย่างสะดวกเมื่อจำเป็น และช่วยให้แน่ใจได้ว่ามีการดูแลรักษาประวัติ การใช้หนังสือราชการ วิธีการสำหรับการติดตามประวัติของหนังสือราชการจะถูกระบุไว้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานภายใต้หัวข้อ “การสืบค้นข้อมูล”
    ให้สำนัก กอง และหน่วยงานเทียบเท่าระดับกอง มีหน้าที่ในการจัดหาสถานที่จัดเก็บหนังสือราชการของหน่วยงานที่พ้นการใช้งานแล้ว ทั้งนี้ สำนักงานเลขานุการกรม อาจจัดหาสถานที่เก็บหนังสือราชการ ที่พ้นการใช้งานเป็นแบบศูนย์รวมได้
    ข้อ 12 การเก็บรักษาหนังสือราชการที่เป็นเอกสาร
    เพื่อให้การทำลายหนังสือราชการได้ในเวลาที่เหมาะสม จึงมีความจำเป็นที่จะต้องประเมิน จากระยะเวลาที่กรมเจ้าท่าใช้ประโยชน์จากหนังสือราชการเหล่านั้น ทุกหน่วยงานภายในกรมเจ้าท่าต้องกำหนด “ระยะเวลาเก็บรักษาหนังสือราชการ” สำหรับหนังสือราชการทั้งหมด ระยะเวลานี้คือระยะเวลาที่หนังสือราชการ

ถูกเก็บไว้ในหน่วยงานที่เกี่ยวข้องของกรมเจ้าท่า รวมกับระยะเวลาที่หนังสือราชการถูกเก็บไว้ในศูนย์รวมหนังสือราชการอื่นๆ ของรัฐ
      12.1 การกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาหนังสือราชการ
            หน่วยงานเจ้าของเรื่องมีหน้าที่กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาหนังสือราชการ  หากหนังสือราชการใดที่เป็นหมวดหรือรายการอย่างเดียวกัน สำนักงานเลขานุการกรมอจากเสนออธิบดีกรมเจ้าท่าเพื่อกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาร่วมกันได้
      12.2 สถานที่เก็บรักษา
            หนังสือราชการที่เป็นเอกสารสามารถเก็บรักษาไว้ในที่ทำการเจ้าของเรื่องที่รับผิดชอบ หรือที่จัดเก็บของเจ้าของเรื่อง หรือคลังเก็บศูนย์รวมของกรมเจ้าท่า
            หนังสือราชการระหว่างการใช้งาน เป็นหนังสือราชการที่อยู่ในช่วงระยะปฏิบัติงาน ซึ่งหนังสือราชการเหล่านี้ต้องมีการใช้งานอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจำเป็นต้องจัดเก็บ ดูแล รักษา หนังสือราชการไว้ในที่ทำการเจ้าของเรื่อง เพื่อสะดวกในการนำมาใช้ ให้เจ้าหน้าที่เก็บไว้อย่างปลอดภัยในตู้เก็บหนังสือราชการลิ้นชักมีการป้องกันบุคคลอื่นเข้าถึงหนังสือราชการได้โดยไม่ได้รับอนุญาต และเจ้าหน้าที่ต้องตรวจสอบ ให้แน่ใจว่าได้จัดเก็บหนังสือราชการไว้อย่างปลอดภัยเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน
            หนังสือราชการกึ่งการใช้งาน เป็นหนังสือราชการที่ปฏิบัติงานในเรื่องนั้นๆ ได้เสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้ว แต่ยังมีการเรียกใช้ในบางครั้ง หนังสือราชการเหล่านี้ควรได้รับการเคลื่อนย้ายไปให้หน่วยเก็บไว้ที่จัดเก็บหนังสือราชการของเจ้าของเรื่อง
            หนังสือราชการพ้นการใช้งาน เป็นหนังสือราชการที่สิ้นสุดการปฏิบัติงานแล้วไม่มีการเรียกใช้อีกต่อไป ให้จัดส่งให้หน่วยเก็บจัดเก็บในคลังเก็บเอกสารของหน่วยงานเจ้าของเรื่อง หากที่จัดเก็บ ไม่เพียงพอให้จัดเก็บที่หน่วยเก็บคลังเก็บเอกสารส่วนรวม และให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องพิจารณาทำลายตามระเบียบสารบรรณ
      12.3 สถานที่เก็บหนังสือราชการและการรักษาความปลอดภัยหนังสือราชการ
            ให้ผู้อำนวยการ สำนัก กอง หรือหน่วยงานเทียบเท่าระดับกอง กำหนดการให้เข้าถึงหนังสือราชการใด ๆ ที่จำเป็น ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของการให้กุญแจแก่เจ้าหน้าที่ที่เหมาะสม หรืออาจกำหนดให้เจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งสามารถเข้าถึงหนังสือราชการได้ และอาจกำหนดวิธีการดูแลความปลอดภัยตามที่เห็นสมควร
            หน่วยงานเจ้าของเรื่องมีหน้าที่ในการประเมินชั้นความลับของหนังสือราชการและอาจกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงหนังสือราชการเหล่านั้นได้ และอาจกำหนดช่วงระยะเวลาในการเข้าถึงหนังสือราชการเหล่านั้น และควรมีการประเมินข้อกำหนดในการเข้าถึงหนังสือราชการปีละครั้ง
    ข้อ 13 การเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
      13.1 นโยบายการจัดการเก็บข้อมูลบนคลาวด์
            กรมเจ้าท่ามุ่งมั่นที่จะสร้างความมั่นใจว่าระบบเทคโนโลยีความปลอดภัย ข้อมูลและระบบได้รับการคุ้มครอง และสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น เจ้าหน้าที่ทุกคนที่ใช้การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ต้องปฏิบัติตามนโยบายนี้

            ทุกหน่วยงานในกรมเจ้าท่าที่ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับการจัดเก็บและหรือการประมวลผลข้อมูลอย่างเป็นทางการและหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะต้องใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ได้รับอนุมัติและทำสัญญาโดยกรมเจ้าท่าสำหรับกิจกรรมดังกล่าวเท่านั้น หน่วยงานใดที่ต้องการใช้บริการนอกเหนือจากที่ได้รับอนุมัติจะต้องส่งร่างสำเนาสัญญาสำหรับการบริการดังกล่าวไปยังกลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ สำนักแผนงาน เพื่อตรวจสอบก่อนดำเนินการ
            เจ้าหน้าที่ต้องตรวจสอบสิทธิ์และการอนุญาตที่ร้องขอโดยผู้ให้บริการคลาวด์ก่อนการติดตั้งเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ทำให้ข้อมูลหรือระบบของกรมเจ้าท่าเสี่ยงต่อการถูกบุกรุก หากผู้ใช้ไม่แน่ใจถึงระดับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับสิทธิ์หรือการอนุญาตที่ร้องขอ ผู้ใช้ต้องติดต่อกลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ สำนักแผนงานเพื่อขอคำแนะนำเพิ่มเติม นอกจากนี้ผู้ใช้บริการระบบคลาวด์จะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดเพิ่มเติมสำหรับการจัดเก็บหรือการประมวลผลข้อมูลที่เป็นความลับและละเอียดอ่อนในการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์การเก็บร่างหนังสือ ร่างเอกสาร Power Point ให้กระทำได้โดยต้องใช้ความระมัดระวังเช่นกัน
      13.2 ข้อกำหนดในการคุ้มครองรักษาข้อมูลบนคลาวด์
            13.2.1 เจ้าหน้าที่มีหน้าที่คุ้มครองรักษาข้อมูลของกรมเจ้าท่า
            13.2.2 เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติตามการจัดเก็บหนังสือราชการกรมเจ้าท่า
            13.2.3 หากพิจารณาใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ให้ปฏิบัติตามประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง แนวทางการใช้บริการคลาวด์ พ.ศ. 2562
            13.2.4 การเก็บข้อมูลส่วนบุคคลต่างๆ ให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
            13.2.5 การเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือข้อมูลสำคัญอื่นๆ จะต้องมีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
            13.2.6 กรณีที่มีการใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่น ไม่ว่าจากภายในกรมเจ้าท่าหรือจากภายนอก ให้ได้รับอนุญาตการเข้าถึงข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันเท่านั้น การเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลต้องดำเนินการเท่าที่จะเป็น          
            13.2.7 ต้องมีการเก็บสำรองข้อมูล
      13.3 เก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์การใช้ฐานข้อมูลให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติการรักษาความมั่นคงปลอดภัยไซเบอร์ พ.ศ. 2562
            13.3.1 ขั้นตอนของฐานข้อมูล
            เจ้าหน้าที่ทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้มั่นใจเรื่องความพร้อมใช้งาน   การรักษาความลับและความมั่นคงของข้อมูลทั้งหมดที่กรมเจ้าท่ารับผิดชอบข้อมูลทางราชการเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่ต้องได้รับการควบคุมและปกป้องอย่างเหมาะสม ทั้งกรณีที่จัดเก็บอยู่ในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของกรมเจ้าท่าจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ส่วนบุคคลจัดเก็บโดยบุคคลที่สามหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหรือการถ่ายโอนภารกิจให้ผู้ให้บริการภายนอก

            การใช้ข้อมูลของกรมเจ้าท่าอย่างไม่เหมาะสมอาจส่งผลเสียต่อกรมเจ้าท่า เจ้าหน้าที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ที่เกี่ยวข้องกับการขนส่งทางทะเล ความอันตรายนี้อาจส่งผลกระทบต่อพันธกิจของกรมเจ้าท่าในการให้บริการความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัย ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการใช้ ดูแล รักษา และปกป้องข้อมูลของกรมเจ้าท่าอย่างเหมาะสม
            เจ้าหน้าที่ที่มีสิทธิเข้าถึงและใช้ข้อมูลของกรมเจ้าท่าต้องคุ้มครองข้อมูลเพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายกับกรมเจ้าท่าดังนี้
            1) ปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อกำหนดตลาดจนข้อผูกพันที่เกี่ยวกับข้อมูลตามสัญญาของบุคคลที่สาม และอื่น ๆ
            2) ใช้งานข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ในการรวบรวมและปฏิบัติตามข้อจำกัดในการใช้งาน
            3) รวบรวมจัดเก็บและทำลายข้อมูลด้วยวิธีที่เหมาะสม โดยคำนึงความเสี่ยงและผลกระทบของการเปิดเผยข้อมูล
            4) ผู้อำนวยการสำนัก กอง และหน่วยงานเทียบเท่าระดับกอง ที่เป็นเจ้าของข้อมูลมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการตัดสินใจทั้งหมดเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นความลับที่หน่วยงานเก็บรักษาไว้
            5) การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลเช่นการเข้าถึงและการใช้งานที่เหมาะสมเจ้าหน้าที่และหน่วยงานทั้งหมดต้องประสานกับหัวหน้ากลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศสำนักแผนงาน และหน่วยงานเจ้าของข้อมูล
            6) การลดความเสี่ยงต่อข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของกรมเจ้าท่าคือการใช้โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ รวมถึงบริการต่าง ๆ ที่ได้รับการอนุมัติจากกรมเจ้าท่า หากไม่สามารถปฏิบัติได้จะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดการความเสี่ยงด้านไอทีของกรมเจ้าท่า
            13.3.2 ความรับผิดชอบเกี่ยวกับฐานข้อมูล
            กลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ สำนักแผนงาน เป็นผู้ดูแลรักษาโครงสร้างระบบ   สารสนเทศให้มีความปลอดภัยและพร้อมใช้งาน และสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องใช้ในการปฏิบัติหน้าที่ได้ รวมถึงการสร้างความตระหนักให้แก่ผู้ใช้งานอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลที่เหมาะสม การรักษาความปลอดภัยของระบบสารสนเทศ การดำเนินการเข้าถึงข้อมูลที่เหมาะสมและการจัดเตรียมบัญชีข้อมูล (data catalog) ให้กับผู้ใช้งาน
            ในกรณีที่หน่วยงานเจ้าของข้อมูลไม่สามารถปรับปรุง แก้ไขข้อมูลในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของตนได้ และจำเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไข ให้กลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ สำนักแผนงานดำเนินการได้โดยได้รับอนุญาตจากเจ้าของข้อมูล
            ผู้อำนวยการสำนัก กอง หรือหน่วยงานเทียบเท่าระดับกอง มีหน้าที่ดูแลการเข้าถึงการใช้ข้อมูลกรมเจ้าท่า และสำเนาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ
            หน่วยงานใดที่เป็นผู้จัดทำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับการปฏิบัติงาน   ในเรื่องใด ให้หน่วยงานนั้นเป็นเจ้าของข้อมูลที่อยู่ในระบบนั้น และมีหน้าที่ในการดูแลรักษาข้อมูลในระบบให้มีความถูกต้องและพร้อมใช้งาน
            ให้หน่วยงานเจ้าของข้อมูลกำหนดผู้รับผิดชอบในการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีข้อผิดพลาดเมื่อมีการร้องขอ โดยเสนอผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาตามลำดับชั้น

            เจ้าหน้าที่ทุกคนต้องปฏิบัติตามขั้นตอนและวิธีปฏิบัติในการจัดการข้อมูลในการเข้าถึงและใช้ข้อมูลของกรมเจ้าท่า และสำเนาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ ดังนี้
              1) ใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ที่ได้รับอนุญาตและมีความจำเป็นเท่านั้น
            2) ทำความเข้าใจข้อมูลหากมีข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับข้อมูลควรติดต่อเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการข้อมูลสำหรับข้อมูลนั้น
            3) เคารพความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลหรือเข้าถึงหรือจัดการข้อมูลดังกล่าว เพื่อผลประโยชน์ส่วนตน
            4) ไม่ปลอมแปลงข้อมูลโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์
            5) ไม่ลบหรือทำซ้ำข้อมูลโดยไม่มีเหตุอันสมควร
            การจัดเก็บข้อมูลในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของกรมเจ้าท่า
              1) เจ้าหน้าที่ทุกคนมีหน้าที่ดูแลรักษาชื่อและรหัสผู้ใช้งานในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของกรมเจ้าท่า
            2) การใช้ชื่อและรหัสผู้ใช้งานของผู้อื่นบันทึกข้อมูลในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของกรมเจ้าท่าจะต้องถูกดำเนินการทางวินัยเว้นแต่ได้รับการอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร
              3) ห้ามเจ้าหน้าที่เข้าไปดูข้อมูลในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของกรมเจ้าท่า  เพื่อประโยชน์ส่วนตน นอกเหนือจากการปฏิบัติหน้าที่
              4) ให้ผู้อำนวยการสำนัก กอง หน่วยงานเทียบเท่าระดับกอง มีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดสิทธิของเจ้าหน้าที่ผู้ใช้งานระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของกรมเจ้าท่าภายในหน่วยงาน โดยแจ้งกลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ สำนักแผนงาน เป็นลายลักษณ์อักษร
      13.4 การใช้และการเก็บรักษาอีเมล์
            ให้เจ้าหน้าที่ทุกคนใช้อีเมล์ที่เป็นของหน่วยงานในการปฏิบัติราชการเท่านั้น
            เมื่อมีข้าราชการ หรือพนักงานราชการ ที่บรรจุใหม่ ให้ต้นสังกัดแจ้งไปยังกลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ สำนักแผนงาน ภายใน 5 วันทำการนับตั้งแต่บรรจุเข้าทำงานเพื่อขอสร้างบัญชีผู้ใช้อีเมล์และแจ้งชื่อและรหัสผู้ใช้งานให้กับเจ้าหน้าที่
            เมื่อเจ้าหน้าที่พ้นจากราชการแล้วให้ฝ่ายการเจ้าหน้าที่แจ้งไปยังกลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศสำนักแผนงาน เพื่อลบบัญชีผู้ใช้อีเมล์
            ให้สำนัก กอง หรือหน่วยงานเทียบเท่าระดับกอง ใช้อีเมล์ตามที่กำหนดในระเบียบสารบรรณเท่านั้น เช่น ส่วนกลางใช้ saraban@md.go.th โดยให้กลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศสำนักแผนงาน สร้างอีเมล์ให้พร้อมใช้งาน
            การส่งอีเมล์ของสำนัก กอง หรือหน่วยงานเทียบเท่าระดับกอง กลุ่ม ส่วน ฝ่ายไม่ให้ใช้อีเมล์ส่วนตัวในการรับ-ส่งมีเมล์ในการปฏิบัติราชการ
    ข้อ 14 การคุ้มครองรักษาข้อมูลและหนังสือราชการ
      14.1 นโยบายการรักษาความลับ
            เจ้าหน้าที่ทุกคนที่ได้รับการจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลของราชการผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ต้องคุ้มครองรักษาข้อมูลไว้เป็นอย่างดี

            การส่งข้อมูลและหนังสือราชการที่เป็นความลับออกนอกบริเวณหน่วยงานให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม
      14.2 การดำเนินการทางวินัย
            เจ้าหน้าที่ผู้ฝ่าฝืนนโยบายการรักษาความลับของกรมเจ้าท่าจะต้องถูกดำเนินการทางวินัย และอาจถูกดำเนินคดีตามกฎหมาย
    ข้อ 15 การสืบค้นข้อมูล
    หนังสือราชการของกรมเจ้าท่าที่เป็นเอกสาร สามารถสืบค้นได้ภายในสถานที่กรมเจ้าท่าเท่านั้นเจ้าหน้าที่จะต้องไม่นำหนังสือราชการออกไปภายนอกกรมเจ้าท่า เว้นแต่เป็นการปฏิบัติหน้าที่
    สำหรับหนังสือราชการที่ถูกเก็บไว้ในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงระบบควรมีการใช้งานอย่างรอบคอบ
    ข้อ 16 การทำลายหนังสือราชการ
    การทำลายหนังสือราชการของกรมเจ้าท่าต้องเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม

ประกาศ ณ วันที่     27   กรกฎาคม พ.ศ.2565